Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 17 mei 2026
1. Wie zijn wij?
TK Reiskosten Systeem is een online reiskostendeclaratieplatform, aangeboden door TK Business Consultancy Services, gevestigd in Nederland. U kunt contact opnemen via: info@tkreiskosten.nl.
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
2. Welke gegevens verwerken wij?
| Gegeven | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam en e-mailadres | Aanmaken en beheren van uw account | Uitvoering overeenkomst |
| Bedrijfsnaam en -adres | Weergave op declaratiedocumenten | Uitvoering overeenkomst |
| Bedrijfslogo | Huisstijl op exportdocumenten | Toestemming (u uploadt zelf) |
| Ritgegevens (van/naar, datum, km) | Kernfunctionaliteit declaratiesysteem | Uitvoering overeenkomst |
| Voertuiggegevens (kenteken) | Koppeling aan ritten | Uitvoering overeenkomst |
| Wachtwoord (gehashed) | Authenticatie – nooit leesbaar opgeslagen | Uitvoering overeenkomst |
| IP-adres (tijdelijk) | Beveiliging en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang |
3. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Accountgegevens — zolang uw account actief is, plus maximaal 30 dagen na verwijdering.
- Ritgegevens — zolang uw account actief is. U kunt ritten zelf verwijderen.
- Fiscale documenten (exports) — wij slaan gegenereerde PDF's niet op; u bewaart deze zelf conform de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
- Loggegevens — maximaal 30 dagen.
4. Delen met derden
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:
- Vercel Inc. (hosting, VS) — adequaatheidsbesluit / Standard Contractual Clauses
- Neon Inc. (database, EU-regio Frankfurt) — verwerkersovereenkomst aanwezig
- OpenStreetMap / Nominatim (adresgeocoding) — geen persoonsgegevens verstuurd, alleen adrestekst
5. Cookies
Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies:
next-auth.session-token— sessiecookie voor authenticatie, vervalt bij uitloggen of na 30 dagen.
Er worden géén tracking-, analyse- of marketingcookies geplaatst. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist (art. 11.7a Telecommunicatiewet).
6. Uw rechten (AVG)
📋 Inzage
U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
✏️ Correctie
U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
🗑️ Verwijdering
U kunt uw account en alle bijbehorende gegevens verwijderen via Instellingen.
📦 Dataportabiliteit
U kunt uw ritgegevens exporteren als CSV of PDF.
⛔ Bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
🔒 Beperking
U kunt verzoeken om beperking van de verwerking.
Verzoeken kunt u indienen via info@tkreiskosten.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Beveiliging
- Alle verbindingen verlopen via HTTPS/TLS.
- Wachtwoorden worden opgeslagen als bcrypt-hash (nooit leesbaar).
- Toegang tot gegevens is strikt beperkt per gebruiker (multi-tenancy).
- De database bevindt zich in de EU (Frankfurt, Duitsland).
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
9. Contact
TK Business Consultancy Services
Nederland
info@tkreiskosten.nl